Chuyên Viên Quản Lý Cổ Đông

1. Mục tiêu công việc:
Đảm bảo công tác quản lý thông tin cổ đông, tổ chức các hoạt động liên quan đến cổ đông
theo quy định pháp luật; đồng thời thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu
nội bộ hiệu quả, bảo mật và đúng quy định.
2. Nhiệm vụ chính:
A. Quản lý cổ đông:
- Quản lý và cập nhật danh sách cổ đông theo từng thời điểm.
- Lưu trữ, theo dõi biến động cổ phần: chuyển nhượng, tăng/giảm vốn, thay đổi thông tin cổ
đông,…
- Phối hợp chuẩn bị tài liệu, gửi thư mời và tổ chức Đại hội đồng cổ đông (thường niên, bất
thường).
- Phối hợp chuẩn bị tài liệu, gửi thư mời và tổ chức Đại hội đồng cổ đông (thường niên, bất
thường).
- Công việc liên quan đến sắp xếp lịch, liên hệ để trình kí cổ đông.
- Soạn thảo và lưu trữ các nghị quyết, biên bản họp liên quan đến cổ đông.
- Thực hiện các thủ tục công bố thông tin liên quan đến cổ đông theo yêu cầu của pháp luật
và cơ quan quản lý nhà nước.
- Hỗ trợ trả lời thắc mắc, phản hồi của cổ đông (nếu có) theo đúng quy định và quy trình nội
bộ.
B. Công tác Văn thư – Lưu trữ:
- Quản lý công văn đến, công văn đi của doanh nghiệp.
- Tiếp nhận, phân phối, luân chuyển và lưu trữ văn bản, tài liệu theo đúng quy định.
- Soạn thảo, trình ký và phát hành văn bản hành chính theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Quản lý, sắp xếp và bảo quản hồ sơ, tài liệu của công ty khoa học, bảo mật.
- Phối hợp các phòng ban trong việc kiểm tra, phân loại và lập hồ sơ lưu trữ định kỳ.
- Thực hiện số hóa tài liệu (nếu có) và hỗ trợ triển khai phần mềm quản lý văn thư – lưu trữ.

- Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Hành chính, Quản trị văn phòng, Luật, Tài
chính, Kế toán,…
- Có kinh nghiệm từ 4–5 năm trong công tác quản lý cổ đông hoặc văn thư – lưu trữ.
- Am hiểu quy định pháp luật về quản trị công ty cổ phần, Luật Doanh nghiệp, Luật Chứng
khoán (nếu công ty niêm yết).
- Kỹ năng soạn thảo văn bản, sắp xếp hồ sơ, giao tiếp tốt.

- Tỉ mỉ, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm cao và giữ bí mật thông tin tốt.
- Sử dụng thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là Excel và phần mềm quản lý hồ sơ (nếu
có).